С 1 февраля 2026 года все польские предприниматели — JDG, Sp. z o.o., spółki komandytowe — обязаны выставлять B2B-фактуры исключительно через KSeF (Krajowy System e-Faktur). Бумажные фактуры и PDF по почте больше не считаются legalnymi dokumentami zakupu для целей VAT и CIT. Штраф за несоблюдение — до 100% kwoty VAT с одной фактуры. Для иностранного предпринимателя это значит: либо вы подключаетесь к KSeF до 31 января 2026, либо ваши контрагенты не смогут принять ваши фактуры к учёту.
Что такое KSeF
KSeF — это государственная электронная платформа Ministerstwa Finansów для выставления, получения и хранения структурированных фактур (faktury ustrukturyzowane). Все документы хранятся 10 лет в государственном архиве и доступны налоговому администратору в любой момент.
Идея реформы — закрыть luki в VAT (по данным MF, в 2024 году luka VAT в Польше была 12,1%), автоматизировать налоговый надзор и снизить стоимость документооборота для бизнеса.
Кого касается обязательность
Обязательное использование KSeF с 1 февраля 2026 года распространяется на:
- Все Sp. z o.o. независимо от оборота
- Все JDG-плательщики VAT (зарегистрированные как czynni podatnicy VAT)
- Spółki komandytowe, jawne, partnerskie независимо от формы налогообложения
- Иностранные фирмы с польским stałym miejscem prowadzenia działalności (oddziały, представительства)
Кто пока освобождён (до конца 2026):
- JDG на zwolnieniu z VAT (чистый ryczałt без VAT-rejestracji)
- Поставщики B2C (для физлиц-потребителей)
- Faktury z kas fiskalnych (paragony)
Эти категории получат обязательство с 2027 года.
Как иностранному предпринимателю подключиться
Шаги для подключения к KSeF — обязательны до 31 января 2026:
1. Получить kwalifikowany podpis elektroniczny или Profil Zaufany
Для авторизации в KSeF нужен один из идентификаторов:
- Profil Zaufany — бесплатно через банк (mBank, PKO, ING) или urząd gminy
- Podpis kwalifikowany — платная электронная подпись от KIR, Certum, EuroCert (от 200 PLN/год)
- Pieczęć kwalifikowana — для Sp. z o.o. (от 350 PLN/год)
- Token KSeF — программный токен от MF (бесплатно, выдаётся через e-Urząd Skarbowy)
Для большинства иностранных предпринимателей оптимально — Profil Zaufany через польский банк (если есть PESEL и karta pobytu).
2. Назначить uprawnione osoby
В системе KSeF нужно явно указать, кто из членов компании имеет право выставлять фактуры. Это делается через формуляр ZAW-FA в e-Urzędzie Skarbowym. Без этого документа никто, включая владельца Sp. z o.o., не может работать в KSeF.
Стандартный набор uprawnień:
- Wystawianie faktur — основное право
- Odbiór faktur — получение входящих
- Przeglądanie faktur — только просмотр (для бухгалтера)
3. Интегрировать программу учёта
Большинство польских бухгалтерских программ (iFirma, wFirma, Comarch ERP, Subiekt, inFakt) уже интегрированы с KSeF. Если вы используете их — настройка занимает 30–60 минут.
Если у вас собственная ERP/CRM — нужна интеграция через API KSeF. Документация на podatki.gov.pl, сертифицированные интеграторы — список на сайте MF.
4. Обучить сотрудников
Главное изменение для пользователей — фактуры выставляются по новой структуре (XML). Старые шаблоны не работают. Нужно перейти на utf-8 c полями: NIP nabywcy, JPK_FA(2), kod kraju i т.д.
Курсы от MF — бесплатные на podatki.gov.pl. Длительность — 4–8 часов для базового уровня.
Штрафы за несоблюдение
С 1 февраля 2026 действуют следующие санкции:
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Невыставление faktury через KSeF | До 100% kwoty VAT с фактуры |
| Faktura papierowa в B2B | До 18 000 PLN за факт |
| Niezarejestrowanie się до KSeF | До 7 000 PLN + zakaz wystawiania faktur |
| Brak uprawnionych osób | До 3 500 PLN/мес отсутствия |
| Faktura w nieprawidłowym formacie | До 5 000 PLN za faktur |
С 1 апреля 2026 года к этому добавляется automatyczna kontrola KSeF — система сравнивает все JPK_VAT с фактурами в KSeF и автоматически выявляет несовпадения. Раньше для этого нужно было kontroli skarbowej — теперь в реальном времени.
Что это меняет для иностранного бизнеса в Польше
Главные практические последствия для JDG и Sp. z o.o. с иностранным управлением:
Плюсы:
- Faktury kosztowe больше не теряются — все хранятся в KSeF 10 лет
- Возврат VAT (zwrot VAT) ускоряется с 60 до 25 дней
- Klientom не нужно выставлять PDF-копии — фактура автоматически в их KSeF
- Bukhalter видит все фактуры в реальном времени
Минусы:
- Если у вас есть зарубежные клиенты в ЕС — они не в KSeF, нужны отдельные шаблоны для UE-faktur
- Stałe miejsce prowadzenia działalności в Польше — обязательно для подключения
- Нет интернета = нет возможности выставить fakturę (есть offline-tryb на 24 часа)
Что делать прямо сейчас
Если вы предприниматель в Польше — действия до 31 января 2026:
- Сегодня: проверьте регистрацию в e-Urzędzie Skarbowym через PUE — должна быть активна.
- На этой неделе: оформите Profil Zaufany или podpis kwalifikowany.
- В течение месяца: заполните ZAW-FA и зарегистрируйте uprawnione osoby в KSeF.
- Январь 2026: настройте интеграцию вашей бухгалтерской программы и протестируйте выставление 5–10 testowych faktur через sandbox KSeF.
- 1 февраля: переключитесь полностью на KSeF.
В LegalWin мы провели через подключение к KSeF более 150 клиентов в Q4 2025. Стандартная услуга подключения — от 800 PLN, включая ZAW-FA, настройку программы и тестирование. Свяжитесь с нами — пока успеть до 1 февраля 2026 ещё реально.
Связанные материалы: