W skrócie: od 1 czerwca 2025 obowiązuje w Polsce nowy reżim sankcji za naruszenia w zatrudnianiu cudzoziemców. Najważniejsze liczby — 3 000 PLN kary za każdy przypadek nielegalnego powierzenia pracy, do 30 000 PLN przy systematycznych naruszeniach, obowiązek zwrotu kosztów repatriacji do 4 200 PLN, oraz solidarna odpowiedzialność z podwykonawcami. Cios trafia w MŚP i magazyny, nie tylko „szare" firmy. W 2026 roku co trzecia kontrola PIP w mazowieckim kończy się karą — bo zespoły HR nie zdążyły dostosować procesów.
Poniżej — co liczy się jako nielegalne zatrudnienie, jakie kroki trzeba wykonać przed posadzeniem cudzoziemca na stanowisku oraz jak minimalizować ryzyko kontroli.
Co jest teraz karane
Do 2025 roku głównym grzechem było „brak zezwolenia". Od czerwca 2025 katalog się rozszerzył. Karane są:
1. Powierzenie pracy bez aktualnej podstawy. Cudzoziemiec pracuje na oświadczeniu, które wygasło, lub na karcie pobytu, której podstawa zniknęła (np. student bez statusu). Pracodawca ma obowiązek kwartalnej weryfikacji.
2. Brak powiadomienia przed rozpoczęciem pracy. Od 1 czerwca 2025 — każde rozpoczęcie pracy cudzoziemca musi być zarejestrowane przed pierwszym dniem. Rejestracja przez PUE ZUS lub PUP. Opóźnienie o 1 dzień to naruszenie.
3. Niezgodność warunków faktycznych z deklarowanymi. Cudzoziemiec zarejestrowany na 8h/5 dni z zezwoleniem A, faktycznie pracuje 12h/6 dni. To „inna praca" — formalnie nielegalna.
4. Wynagrodzenie poniżej deklarowanego. Zezwolenie wskazuje 5 200 PLN brutto, faktycznie wypłacane 4 800 PLN — naruszenie art. 88f. Wojewoda może cofnąć zezwolenie.
5. Pozorne podzlecanie. Pracodawca formalnie nie zatrudnia cudzoziemca, lecz korzysta z umowy o świadczenie usług z innym JDG. Jeśli PIP wykaże de facto powierzenie pracy — kary po obu stronach.
Stawki kar 2026
| Naruszenie | Kara |
|---|---|
| Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez zezwolenia | 3 000 PLN za pracownika |
| Brak rejestracji oświadczenia w PUP | 3 000 PLN za pracownika |
| Niezgłoszenie do ZUS w terminie | 3 000 PLN |
| Niezgłoszenie do PUP zatrudnienia obywatela 5 państw | 1 500 PLN |
| Inne formy nielegalnego powierzenia pracy | do 30 000 PLN |
| Naruszenia powtarzające się (3+ w roku) | do 30 000 PLN + zakaz powierzania pracy do 5 lat |
| Zwrot kosztów repatriacji | do 4 200 PLN za pracownika |
Kluczowa zmiana — kary są teraz administracyjne, nie grzywny. Nakłada je bezpośrednio wojewoda lub PIP bez sądu. Odwołanie tylko przez WSA w 30 dni.
Kto kontroluje
Cztery organy w 2026 mają uprawnienia w zakresie zagranicznej siły roboczej:
1. PIP — najczęstszy. Sprawdza Kodeks Pracy, rejestrację umów, BHP. Od 2025 ma dostęp do bazy MOS v2.0.
2. Straż Graniczna — koncentruje się na legalności pobytu i pracy. Wstęp do firm bez uprzedzenia, weryfikacja dokumentów na stanowiskach. Od 2025 — gwałtownie więcej kontroli na budowach, w logistyce, magazynach.
3. ZUS — weryfikuje rejestrację i składki. Automatyczna sverka z MOS wykrywa cudzoziemców pracujących bez zgłoszenia.
4. Urząd Skarbowy — w ramach kontroli podatkowych weryfikuje wynagrodzenia i PIT-11.
Kontrole bywają też wszczynane na podstawie donosów pracowników lub konkurentów — anonimowo do PIP. Od 2025 znacznie częstsze, bo naruszenie kosztuje realne pieniądze.
Lista kontrolna HR przed zatrudnieniem cudzoziemca
Bazowa procedura, którą warto sformalizować w każdej firmie:
Krok 1. Sprawdzenie statusu.
- skan paszportu + aktualnej wizy lub karty pobytu;
- ważność musi obejmować co najmniej 30 dni;
- w przypadku karty — sprawdź adnotację (dostęp do rynku pracy / brak);
- bez adnotacji — zweryfikuj podstawę pracy.
Krok 2. Uzyskanie legalnej podstawy do pracy.
- obywatele 5 państw (UA, BY, MD, GE, AM) — rejestracja oświadczenia w PUP przed startem (1–7 dni);
- pozostali — wniosek o zezwolenie typu A do wojewody (2–4 mies.);
- EU Blue Card / rezydent UE / karta stałego — bez pozwolenia, ale fakt musi być potwierdzony;
- absolwent uczelni z Wykazu — sprawdź, czy uczelnia jest w wykazie.
Krok 3. Zawarcie umowy.
- umowa o pracę lub zlecenie z faktycznym wynagrodzeniem, harmonogramem, stanowiskiem;
- warunki muszą odpowiadać tym w zezwoleniu/oświadczeniu.
Krok 4. Zgłoszenie do ZUS przed pierwszym dniem.
- ZUS ZUA (lub ZZA przy zleceniu) z datą rozpoczęcia;
- w 2026 — ZUS akceptuje wyłącznie zgłoszenia elektroniczne.
Krok 5. Powiadomienie PUP / wojewody.
- przy oświadczeniu — potwierdzenie rozpoczęcia w 7 dni;
- przy zezwoleniu typu A — powiadomienie o podpisaniu umowy w 7 dni.
Krok 6. Archiwum.
- przechowywanie 5 lat: kopie paszportów, wiz, kart, zezwoleń/oświadczeń, potwierdzeń ZUS.
Najczęstsze błędy HR
1. „Ma kartę pobytu — może pracować." Karta bez adnotacji „dostęp do rynku pracy" NIE daje pełnego prawa do pracy. Wiąże się z konkretnym pracodawcą; zmiana wymaga nowego zezwolenia lub zmiany decyzji.
2. „Karta wygasła miesiąc temu, ale złożył nowy wniosek — niech pracuje." UPO z MOS v2.0 daje legalny pobyt, nie automatyczne prawo do pracy. Podstawę trzeba odtworzyć (oświadczenie, „zezwolenie podlegające kontynuacji").
3. Wynagrodzenie umowne vs faktyczne. Mała firma umawia się na 6 000 PLN brutto, w zezwoleniu wpisuje 4 806 PLN. Po roku — kontrola, doszacowania, kara plus cofnięcie zezwolenia.
4. Outsourcing przez agencje pracy tymczasowej. Korzystanie z agencji nie zwalnia pracodawcy użytkownika z odpowiedzialności za status pracownika. Odpowiedzialność solidarna.
5. „Cicho — kontrole nas ominą." Iluzja. Po wdrożeniu wspólnej bazy MOS + ZUS + SG, brak cudzoziemców w systemach przy aktywnych umowach jest czerwoną flagą.
Strategia obrony
Trzy poziomy do wbudowania w procesy HR:
Poziom 1. Audyt zgodności. Zewnętrzny przegląd wszystkich obecnych pracowników cudzoziemskich: status, dokumenty, rejestracje. 5–10 dni roboczych; stawka od 4 500 PLN dla firm do 50 osób.
Poziom 2. Proces HR pod kontrolą. Wewnętrzny regulamin zatrudniania cudzoziemców + szkolenie HR. Wzory umów, scenariusze rozmów, listy kontrolne. Od 6 000 PLN.
Poziom 3. Outsourcing legalizacji. Pełne przekazanie oświadczeń, zezwoleń i kart pobytu do podwykonawcy. Pracodawca otrzymuje gotowego pracownika z pakietem dokumentów. Od 1 200 PLN za pracownika + retainer od 2 500 PLN/mies.
Gdy kontrola już trwa
Dzień 1. Bez polemiki z inspektorami. Tylko żądane dokumenty. Brak czegoś — lepiej „sprawdzę i prześlę w 7 dni" niż improwizacja.
Dni 2–7. Analiza z prawnikiem. Protokoły kontrolne często zawierają błędy formalne nadające się do podważenia.
Dni 8–37. Zastrzeżenia do protokołu (7 dni). Odwołanie od kary (14 dni).
Po decyzji o karze. Skarga do WSA w 30 dni. W trakcie postępowania egzekucja jest zawieszana na zabezpieczenie.
Kiedy się odezwać
Najlepszy moment — przed pierwszym zatrudnieniem cudzoziemca.
Drugi najlepszy — teraz, jeśli już zatrudniasz cudzoziemców i nie masz pewności co do pełnej zgodności.
Trzeci — po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli lub po samej kontroli. Mniejsza przestrzeń manewru, ale konkretne narzędzia — podważanie protokołów, odwołania, zawieszenie kar.
Artykuł ma charakter informacyjny. Konkretne ryzyka i strategia zależą od struktury firmy, kadry i procesów. W indywidualnych sprawach prosimy o konsultację z prawnikiem.
Powiązane materiały: