Если коротко: с 1 czerwca 2025 года в Польше действует новый санкционный режим за нарушения при найме иностранцев. Ключевые цифры — 3 000 PLN штрафа за каждый случай нелегального трудоустройства, до 30 000 PLN при систематических нарушениях, обязательство возместить koszt repatriacji иностранца до 4 200 PLN, и в худшем случае — солидарная ответственность с подрядчиками за их нарушения. Это удар по СМБ и складам, а не только по «теневым» работодателям. В 2026 году каждая третья проверка PIP в Mazowieckim заканчивается штрафом — потому что HR-команды не успели перестроить процессы под новые требования.
В этом материале — что считается нелегальным трудоустройством по новой Ustawie, какие шаги нужно сделать до того, как иностранец сядет за рабочее место, и как минимизировать риск проверки.
Что именно теперь карается
До 2025 года основной грех работодателя был — «brak zezwolenia». Если иностранец работает без разрешения — штраф. Если есть — всё нормально. С июня 2025 спектр нарушений расширился. Теперь карается:
1. Powierzenie pracy bez aktualnej podstawy. Иностранец работает на oświadczeniu, срок которого истёк, или karta czasowego pobytu, у которой кончилось основание (например, был студентом — стал без статуса). Работодатель обязан проверять статус ежеквартально.
2. Невыполнение обязанности информирования до начала работы. С 1 czerwca 2025 — каждое вступление иностранца в работу должно быть зарегистрировано в системе до первого рабочего дня. Регистрация — через PUE ZUS либо через PUP. Просрочка хотя бы на один день — нарушение.
3. Несоответствие фактических условий работы оформленным. Иностранец оформлен на 8 часов 5 дней, по zezwolenie A — а реально работает 12 часов 6 дней. Это считается «другая работа» — и формально нелегальная, потому что zezwolenie не покрывает.
4. Зарплата ниже декларированной. Если в zezwoleniu указана зарплата 5 200 PLN brutto, а фактически выплачивается 4 800 PLN — это нарушение и ст. 88f Ustawy. Воевода может отозвать zezwolenie.
5. Использование подставных подрядчиков. Работодатель формально не нанимает иностранца, но привлекает его через «umowę o świadczenie usług» с другим JDG. Если PIP докажет, что фактически это было powierzenie pracy — штраф с обоих участников схемы.
Тарифы штрафов 2026
| Нарушение | Размер штрафа |
|---|---|
| Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez zezwolenia | 3 000 PLN за каждого работника |
| Brak rejestracji oświadczenia w PUP | 3 000 PLN за каждого работника |
| Niezgłoszenie podjęcia pracy do ZUS w terminie | 3 000 PLN |
| Niezgłoszenie do PUP zatrudnienia obywatela kraju 5 (UA, BY, MD, GE, AM) | 1 500 PLN |
| Inne nielegalne powierzenie pracy | до 30 000 PLN |
| Powtarzające się naruszenia (3+ przypadki w roku) | до 30 000 PLN + zakaz powierzania pracy do 5 lat |
| Zwrot kosztów repatriacji cudzoziemca | до 4 200 PLN за работника |
Важное изменение — штрафы теперь являются «kary administracyjne», а не «grzywny», — то есть налагаются непосредственно воеводой или PIP без необходимости sądu. Обжаловать можно только через WSA в течение 30 дней.
Кто проверяет
В 2026 в Польше четыре органа имеют полномочия kontrolować работодателей по линии иностранной рабочей силы:
1. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Самая частая. Проверяет соблюдение Kodeksu Pracy, регистрацию umow, безопасность труда. С 2025 PIP получил право доступа к базе MOS v2.0 — может видеть, какие zezwolenia действительны.
2. Straż Graniczna. Специально проверяет иностранцев на легальность пребывания и работы. Имеет право входить на предприятия без предварительного уведомления, проверять документы прямо на рабочих местах. В 2025–2026 — резко увеличило интенсивность проверок на стройках, в логистике и на складах.
3. ZUS. Проверяет правильность регистрации и уплаты składek. Через автоматическую сверку с MOS — выявляет случаи, когда иностранец работает, но nie zgłoszony do ZUS.
4. Urząd Skarbowy. В рамках kontroli podatkowej проверяет декларирование заработной платы иностранцев и правильность udostępniania PIT-11.
Кроме того, проверки могут инициировать донесения работников или конкурентов — анонимно через скаргу в PIP. С 2025 — таких доносов значительно больше, потому что само нарушение теперь стоит работодателю реальных денег, а не теоретических.
Чек-лист для HR перед наймом иностранца
Это базовая процедура, которая должна быть формализована в каждой компании, нанимающей иностранцев:
Шаг 1. Проверка статуса пребывания.
- Сканируется паспорт + действующая виза или karta pobytu.
- Проверяется срок действия — должен покрывать минимум 30 дней вперёд.
- Если karta pobytu — проверяется аннотация (dostęp do rynku pracy / без аннотации).
- Если без аннотации — проверяется, что есть основа для работы.
Шаг 2. Получение легальной основы для работы.
- Если гражданин 5 стран (UA, BY, MD, GE, AM) — регистрация oświadczenia в PUP до начала работы (1–7 дней).
- Если другие — заявление на zezwolenie typu A в воеводство (2–4 месяца).
- Если EU Blue Card / резидент ЕС / karta stałego — никаких разрешений не нужно, но факт проверяется.
- Если выпускник вуза из Wykazu — проверка, что вуз действительно в Wykazie.
Шаг 3. Заключение umowy.
- Umowa o pracę или zlecenie с указанием реальной зарплаты, графика, должности.
- Все условия должны соответствовать тому, что указано в zezwoleniu/oświadczeniu.
Шаг 4. Регистрация в ZUS до первого рабочего дня.
- Zgłoszenie ZUS ZUA (или ZZA для zlecenia) с указанием daty rozpoczęcia pracy.
- В 2026 — ZUS принимает только электронные zgłoszenia.
Шаг 5. Информирование PUP/воеводы.
- В случае oświadczenia — поздняя «потребовіадомлене» о начале работы (в течение 7 дней).
- В случае zezwolenia typu A — уведомление в течение 7 дней о фактическом подписании умовы.
Шаг 6. Архив.
- Сохранение в кадровом деле на 5 лет: копий паспорта, viz, kart pobytu, zezwolenia/oświadczenia, потверждения регистрации в ZUS.
Самые частые ошибки HR
Ошибка 1. «У него же есть karta pobytu — значит, можно работать». Karta pobytu без аннотации «dostęp do rynku pracy» НЕ даёт права работать без zezwolenia. Это работа на конкретного работодателя — и при смене нужно новое zezwolenie или zmiana decyzji.
Ошибка 2. «Срок karty истёк месяц назад, но он подал на новую — пусть работает». UPO от MOS v2.0 даёт legalny pobyt, но не автоматическое право на работу. Если иностранец на основании «работа» — нужно повторно подавать oświadczenie или получить «zezwolenie podlegające kontynuacji».
Ошибка 3. Зарплата на бумаге vs реальная. Маленькая компания договаривается на 6 000 PLN brutto, но в zezwoleniu пишет 4 806 PLN (минимум). Иностранец рад, потому что больше «на руки». Через год — kontrola PIP, фискальные доначисления, штраф плюс отзыв zezwolenia.
Ошибка 4. Аутсорсинг через «agencję pracy tymczasowej». Использование агентств не снимает ответственности с конечного работодателя за легальность статуса работника. Закон чётко: «pracodawca użytkownik» отвечает наравне с агентством.
Ошибка 5. Тише шаг — проверки пройдут мимо. Иллюзия. С внедрением единой базы MOS v2.0 + ZUS + Straży Granicznej, отсутствие иностранцев в системах при наличии активных umów — красный флаг для алгоритма выбора целей проверок.
Стратегия защиты бизнеса
В LegalWin мы выделили три уровня защиты, которую можно встроить в HR-процессы:
Уровень 1. Compliance audit. Внешний аудит всех текущих иностранных работников: проверка статусов, документов, регистраций. Выявление существующих рисков. Срок — 5–10 рабочих дней, тариф от 4 500 PLN за компанию до 50 работников.
Уровень 2. HR-процесс under control. Разработка внутреннего регламента приёма иностранцев + обучение HR-команды. Включает шаблоны umów, скриптов для интервью, чек-листов для каждого этапа. Тариф от 6 000 PLN.
Уровень 3. Outsourcing на легализацию. Передача всех процессов оформления oświadczeń, zezwoleń, сопровождения karty pobytu подрядчику. Работодатель получает по утверждённой umowie готового работника с полным пакетом документов. Тариф от 1 200 PLN за работника + retainer от 2 500 PLN/мес.
Что делать, если уже пришла kontrola
День 1. Не вступайте в дискуссию с инспекторами. Предоставьте только запрошенные документы. Если что-то отсутствует — лучше сказать «нужно проверить, пришлю в течение 7 дней», чем выдумывать ответ.
День 2–7. Анализ ситуации с юристом. Часто протокол kontrolny содержит формальные ошибки, которые позволяют его оспорить.
День 8–37. Подача возражений (zastrzeżenia) на протокол — 7 дней. Подача odwołania на решение о штрафе — 14 дней.
После решения о штрафе. Skarga до WSA в течение 30 дней. Пока идёт суд — штраф на исполнении приостанавливается по zabezpieczeniu.
Когда обращаться
Лучший момент — до найма первого иностранца. Это позволяет выстроить процессы правильно и не наживать рисков.
Второй лучший момент — сейчас, если вы уже наняли иностранцев и не уверены в полной легальности. Compliance audit может выявить риски до того, как они станут штрафами.
Третий момент — после получения zawiadomienia о kontroli или после самой kontroli. Здесь у юриста меньше пространства для манёвра, но есть конкретные рычаги — оспаривание протоколов, апелляции, suspension штрафов.
Записаться на консультацию для HR →
Эта статья — обзорная. Конкретные риски и стратегия защиты зависят от структуры компании, состава работников и имеющихся процессов. По индивидуальным случаям обращайтесь к юристу.
Связанные материалы: